Le Kbis, aussi connu comme extrait du registre du commerce et des sociétés, est un document légal qui atteste de l’existence juridique d’une entreprise en France. Pour demeurer légalement en activité, cette entreprise doit tenir son Kbis à jour. Un extrait Kbis peut être utile pour diverses raisons telles que la participation aux appels d’offres, les démarches administratives ou encore les opérations bancaires. Dans cet article, nous allons vous présenter les différentes étapes à suivre pour obtenir et mettre à jour votre Kbis.
Première étape : la demande initiale du Kbis
La première étape consiste donc à faire une demande d’extrait Kbis. Cette démarche peut être effectuée en ligne auprès du greffe du tribunal de commerce compétent ou par courrier postal. Avant de passer à cette étape, il est nécessaire de vérifier que votre entreprise s’est bien inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En effet, le Kbis ne concerne que les entreprises immatriculées.
Demande en ligne
Il existe plusieurs plateformes officielles où réaliser une demande d’extrait Kbis en ligne. Vous pouvez consulter les sites dédiés au RCS comme Infogreffe.fr, Le-greffe-internet.com ou encore Greffe-tc-paris.fr. Pour ce faire, munissez-vous de l’identifiant unique de votre entreprise : le numéro SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises).
Demande par courrier
Si vous préférez effectuer votre demande par courrier postal pour obtenir un kbis à jour, il vous suffit d’adresser une lettre au greffe dont dépend votre entreprise et de joindre un chèque pour payer les frais. Il est nécessaire de mentionner le numéro SIREN ainsi que la raison sociale et l’adresse postale de la société.
Deuxième étape : la mise à jour régulière du Kbis
Pour garantir la validité juridique de votre entreprise, il est essentiel de maintenir votre Kbis à jour. En effet, tout changement ou modification de statut doit être déclaré au RCS et le Kbis mis à jour en conséquence. Voici les principales situations pour lesquelles une mise à jour du Kbis est requise :
Changement de siège social
En cas de déménagement du siège social de l’entreprise, il convient de réaliser une déclaration de changement d’adresse auprès du greffe du tribunal de commerce compétent dans les 30 jours suivant ce déménagement. Cette démarche permettra également de mettre à jour le Kbis.
Modification de la structure juridique ou du capital social
Un changement notable dans la structure juridique ou le capital de l’entreprise doit aussi figurer sur le Kbis. Par exemple, s’il y a une augmentation ou une réduction du capital social, la transformation de la société en une autre forme juridique, l’entrée ou le départ d’un associé, il faut en informer le greffe afin que ces informations soient mises à jour sur le Kbis.
Changement dans la direction de l’entreprise
Lorsque des dirigeants, gérants ou administrateurs sont nommés ou changent, il est important de déclarer ces modifications auprès du RCS et de mettre à jour le Kbis. Ce processus permet d’éviter tout litige potentiel concernant la gestion et la représentation légale de la société.
Troisième étape : la vérification régulière de l’extrait Kbis
Afin de garantir une validité optimale et l’authenticité des informations contenues au sein du Kbis, il est recommandé de procéder régulièrement à une vérification de cet extrait. Les formalités pour effectuer cette démarche sont les mêmes que celles exposées précédemment pour la demande initiale : vous pouvez réaliser cette vérification en ligne ou par courrier postal.
Dans le cas où des erreurs ou omissions seraient détectées lors de cette vérification, il conviendra de corriger rapidement les données erronées et de procéder à une mise à jour du Kbis.
Recevoir son Kbis à jour par email
Pratique et rapide, il est dorénavant possible de recevoir directement son extrait Kbis à jour par email. Pour cela, il suffit de s’abonner aux différents services proposés par certaines plateformes en ligne telles qu’Infogreffe. Moyennant un paiement, ces services vous permettront de recevoir régulièrement des notifications et votre Kbis actualisé sans avoir à effectuer de nouvelles démarches.
Ainsi, que cela soit pour sa demande initiale ou les mises à jour qui lui succèdent, l’obtention et la mise en conformité d’un extrait Kbis s’avèrent être des étapes fondamentales pour toute entreprise souhaitant pérenniser son activité. Plus qu’un simple document, le Kbis joue un rôle primordial dans le bon fonctionnement et la légalité d’une société.